Was bedeutet „Büro 4.0“? Der Begriff ist bewusst an „Industrie 4.0“ angelehnt, die Digitalisierung, Überwachung und digitale Automatisierung von Produktionsabläufen.

Im Büro der Zukunft werden alle Dokumente digitalisiert, also z.B. eingescannt und gespeichert. Selbst erzeugte digitale Dokumente werden digital weiter verarbeitet.

Aber „Büro 4.0“ geht darüber hinaus und weiß auch noch, welche Abläufe (Prozesse) mit einem Dokument in Ihrem Unternehmen verbunden sind. „Büro 4.0“ stößt diese Abläufe an und überwacht die Ausführung:

Eine Eingangsrechnung wird nach dem Einscannen sofort automatisch auf die Reise durch Ihr Unternehmen geschickt – zur formalen Kontrolle in die Buchhaltung, zur inhaltlichen Kontrolle zum Abteilungsleiter und dann zur Bezahlung und Archivierung wieder in die Buchhaltung. Das System „weiß“ genau, in welchem Ordner das Dokument danach automatisch abgelegt wird. Es ist leicht über Schlagworte und den Inhalt wieder zu finden. Bleibt das Dokument irgendwo liegen, schlägt „Büro 4.0“ Alarm. Das ganze nennt man dann „ECM-System“ (ECM = „Enhanced Content Management“, eine intelligente Form des Dokumentenmanagements).

Zum „Büro 4.0“ zählen natürlich auch die inzwischen altbewährten Systeme wie ERP (Warenwirtschafts- und Finanzbuchhaltungssysteme), CRM (Adress- und Kundenbeziehungsmanagement) oder Unified Messaging (Nachrichtensysteme) oder Teamworking.